سارا، مدیر منابع انسانی یک شرکت تولیدی قطعات الکترونیکی در تهران هست. در طول دوران کاری‌ اش با چالش‌های مختلفی روبه‌رو شده‌، اما اخیراً وظیفه‌ای بهش محول شده که کاملاً متفاوت از فعالیت‌های روزمره‌اش هست.

همه‌چیز از جایی شروع شد که آقای رمضانی، مدیرعامل شرکت، متوجه افزایش تقاضا در بازار بین‌المللی شد. این موضوع باعث شد تصمیم بگیرد یک خط تولید جدید برای صادرات ایجاد کند. او از سارا میخاد که در مدت دو ماه، لیستی از افرادی که قرار است در این واحد جدید مشغول به کار شوند، را تهیه کنه.

شروع یک پروژه

از این جا به بعد را از زبان خود سارا بشنویم:

متوجه شدم مسئولیتی که به من سپرده شده، با فعالیت‌های معمولی من متفاوت است. استخدام نیرو در تهران برای موقعیت‌های معمولی شرکت بخشی از عملیات منابع انسانی محسوب می‌شود. اما این بار من با چالشی روبه‌رو بودم که مستقل از فعالیت‌های جاری سازمان است.
این فعالیت، زمان مشخصی برای اجرا و هدفی مشخص دارد: جذب نیروی انسانی برای یک واحد جدید تولیدی.

هیئت‌مدیره تصمیم گرفت که این واحد تولیدی به‌عنوان یک بخش جداگانه با ساختار عملیاتی مستقل فعالیت کند. بنابراین، نیاز به استخدام تعداد زیادی از کارکنان از مدیر واحد جدید گرفته تا مهندس تولید، تکنسین‌های فنی و مسئول کنترل کیفیت وجود داشت.

این فعالیت، ویژگی‌های یک پروژه را داشت: منحصربه‌فرد بودن، موقتی بودن، داشتن زمان شروع و پایان مشخص، و دستیابی به خروجی مشخص.

در مقابل، عملیات شامل فعالیت‌هایی می‌شود که:  همیشگی و مداوم هستند. مثلاً رسیدگی به درخواست‌های کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد، یا نظارت بر عملکرد کارکنان

همگی نمونه‌هایی از عملیات در حوزه منابع انسانی هستند که شروع و پایان مشخصی ندارند و همواره تکرار می‌شوند.
همچنین، برخلاف پروژه که خروجی مشخص دارد، عملیات را نمی‌توان با خروجی دقیق و مشخص ارزیابی کرد، بلکه باید از شاخص‌هایی مانند میزان رضایت کارکنان و مشتریان برای سنجش آن استفاده کرد.

ویژگی‌های یک مدیر پروژه موفق در پروژه‌های کوچک

چرا از مدیر پروژه در پروژه های کوچک نام بردیم مگه ویژگی مدیرپروژه موفق در پروژه کوچک با مدیر پروژه در پروژه های بزرگ متفاوت است ؟

حتما شما بارها در سمینار و یا کتاب های کسب و کار به این موضوع برخورد کرده اید که مدیریت یک کسب و کار لزوما نباید خودش را درگیر کارهای کسب و کارش کند اما کسب و کارهای سنتی معتقد به این هستند که یک مدیر یا صاحب کسب و کار خودش هم باید در انجام کارها دخیل باشد و خیلی از کارها را خودش انجام بدهد

اما واقعا کدامیک صحیح می باشد؟؟؟

در سازمان‌های کوچک، پروژه‌ها با چالش‌های خاص خود همراه هستند. مثلاً، وقتی تنها چهار نفر در یک شرکت مشغول به کار هستند، نمی‌توان انتظار داشت که مدیر پروژه فقط نقش نظارتی داشته باشد. او باید بخشی از تیم اجرایی باشد و بعضی از فرآیندهای عملیاتی را هم انجام دهد.

اما مدیرعامل در یک شرکت بزرگ،الزاما قرار نیست جزئیات اجرا را بشناسد. همینکه کلیات عملکرد واخدها و نحوه تعامل آنها با همدیگر را بشناسد کافیست

چگونه یک مدیر پروژه در پروژه‌های کوچک موفق می‌شود؟

در مدیریت پروژه‌های کوچک، توجه به چند نکته کلیدی اهمیت زیادی دارد:

1. مشارکت در کارهای اجرایی: در شرکت‌های کوچک، مدیر پروژه نمی‌تواند فقط نقش نظارتی داشته باشد. او باید بخشی از فرآیند اجرایی را نیز بر عهده بگیرد.
   
   
2. تعیین نقطه شکست پروژه: شاخص‌هایی مانند زمان، هزینه، و کیفیت باید مشخص شوند تا بتوان در صورت عبور از حد تعیین‌شده، پروژه را شکست‌خورده اعلام کرد.
   
   
3. ارزیابی موفقیت بر اساس شاخص‌های مشخص: مانند سنجش موفقیت یک دولت، برای هر پروژه نیز باید معیارهای روشنی تعیین شود. به‌عنوان‌مثال، در یک پروژه استخدامی، تعداد افراد جذب‌شده در مدت‌زمان مشخص می‌تواند معیار موفقیت باشد.
   
   
4. تقسیم پروژه به بخش‌های کوچک‌تر: با تقسیم پروژه به بخش‌های مستقل، می‌توان از بروز مشکلات ناشی از تداخل وظایف جلوگیری کرد.

مدیریت روابط انسانی در تیم‌های کوچک: تنش‌های شخصی در تیم‌های کوچک تأثیر بسیار زیادی بر روند پروژه دارند. مدیر پروژه باید مهارت‌های ارتباطی و حل تعارض قوی داشته باشد.

برخی از دلایل شکست پروژه‌ها

شاید شما هم بارها در کسب‌وکار خود پروژه‌هایی را تعریف کرده باشید که متأسفانه حداقل یکی از آن‌ها شکست خورده باشد. برخی از دلایل شکست پروژه‌ها عبارت‌اند از:

1. 1. عدم پیوستگی در انجام کار: نبود هماهنگی بین تیم اجرایی و مدیریتی باعث توقف یا کندی پیشرفت پروژه می‌شود.
      
      
   2. برآورد اشتباه از توانایی‌های اعضای تیم: اگر توانایی‌های کارکنان به‌درستی ارزیابی نشود یا اعضای تیم خودشان را باور نداشته باشند، موفقیت پروژه به خطر می‌افتد.
      
      
   3. عدم تقسیم‌بندی پروژه به بخش‌های مستقل: پروژه‌هایی که به بخش‌های کوچک‌تر و مستقل تقسیم نشده‌اند، معمولاً دچار سردرگمی و کندی پیشرفت می‌شوند.
      
      
   4. نبود اهمیت حیاتی برای دستیابی به نتیجه: اگر موفقیت پروژه برای سازمان حیاتی نباشد، تعهد کارکنان و مدیران نسبت به آن کاهش می‌یابد.
      
      
   5. تأثیر تنش‌های شخصی بر پیشرفت پروژه: در تیم‌های کوچک، اختلافات شخصی بین اعضا می‌تواند تأثیر مستقیمی بر روند پروژه داشته باشد.
      
      
      

نتیجه‌گیری

در نهایت، تفاوت اساسی بین پروژه و عملیات در ماهیت، زمان‌بندی، و نحوه ارزیابی خروجی آن‌ها است. پروژه‌ها دارای آغاز و پایان مشخص هستند و به یک نتیجه منحصربه‌فرد منجر می‌شوند، درحالی‌که عملیات به‌صورت مداوم و تکرارشونده ادامه دارد. همچنین، مدیران پروژه در سازمان‌های کوچک باید علاوه بر مدیریت، در فرآیند اجرایی نیز نقش داشته باشند تا موفقیت پروژه تضمین شود.

امیدورارم با خواندن این مقاله تفاوت بین پروژه و عملیات را متوجه شده باشید  فهرست مطالب زیر نقشه را یادگیری مدیریت پروژه را به شما نشان می دهد:

مقدمه ای بر مدیریت پروژه

پروژه چیست و تفاوت آن با عملیات از کجا آغاز می‌شود؟

از شروع تا خاتمه: پنج گام کلیدی مدیریت پروژه را بشناسید

منشور پروژه: سند حیاتی برای شروع و اجرای موفق پروژه