ریسکی که مسئول ندارد، معمولاً بدون اقدام باقی می‌ماند

جلسه هفتگی یک پروژه ساختمانی در حال برگزاری است. پروژه وارد مرحله حساس نازک‌کاری شده و مدیر پروژه گزارش وضعیت ریسک‌ها را بررسی می‌کند.

در فهرست ریسک‌های پروژه چند مورد مهم وجود دارد: احتمال تأخیر تجهیزات آسانسور، احتمال افزایش قیمت برخی مصالح، تأخیر پیمانکار نما، نگرانی درباره ساختمان مجاور پروژه و احتمال دوباره‌کاری در بخش تأسیسات.

همه اعضای تیم از این موارد اطلاع دارند. مسئول خرید می‌داند که آسانسور ممکن است دیر برسد. مهندس اجرا درباره تأخیر پیمانکار نما هشدار داده است. مسئول فنی نیز مشکلات احتمالی تأسیسات را مطرح کرده است.

اما وقتی مدیر پروژه یک سؤال ساده می‌پرسد: «مسئول پیگیری هرکدام از این ریسک‌ها چه کسی است؟» جلسه برای چند لحظه سکوت می‌کند. هرکس تصور می‌کند فرد دیگری موضوع را دنبال خواهد کرد.

چند هفته بعد، تأخیر آسانسور جدی‌تر می‌شود، پیمانکار نما عقب می‌افتد و برای حل مشکلات تأسیسات زمان زیادی از دست می‌رود. مشکل پروژه این نبود که ریسک‌ها شناخته نشده بودند؛ مشکل این بود که هیچ‌کس به‌طور مشخص مسئول مدیریت آن‌ها نبود. اینجاست که مفهوم Risk Owner پروژه ساختمانی اهمیت پیدا می‌کند.

Risk Owner پروژه ساختمانی چیست؟

Risk Owner یا «مالک ریسک» فردی است که مسئول پیگیری، کنترل و هماهنگی اقدامات مربوط به یک ریسک مشخص در پروژه است.

به زبان ساده: وقتی یک ریسک در پروژه شناسایی می‌شود، باید مشخص شود چه کسی وضعیت آن را دنبال می‌کند و مطمئن می‌شود اقدامات لازم انجام شده‌اند.

مالک ریسک به معنی مقصر ریسک نیست

یکی از اشتباهات رایج در پروژه‌ها این است که تصور می‌شود تعیین Risk Owner یعنی پیدا کردن فردی که باعث ایجاد مشکل شده است. اما این برداشت درست نیست. مالک ریسک کسی نیست که الزاماً ریسک را ایجاد کرده است؛ او کسی است که مسئول مدیریت وضعیت ریسک است.

چرا هر ریسک باید یک مسئول مشخص داشته باشد؟

در پروژه‌های ساختمانی تعداد زیادی موضوع هم‌زمان در حال پیگیری است. اگر مسئول مشخصی برای یک ریسک وجود نداشته باشد، معمولاً چند اتفاق رخ می‌دهد:

تفاوت بین Risk Owner و مسئول اجرای اقدام

در برخی پروژه‌ها این دو مفهوم با هم اشتباه گرفته می‌شوند. مالک ریسک مسئول مدیریت کلی ریسک است، اما ممکن است اجرای یک اقدام خاص به فرد دیگری واگذار شود.

نقش Risk Owner در چرخه مدیریت ریسک

تعیین مالک ریسک بخشی از یک فرآیند پیوسته است. مسیر معمول مدیریت ریسک به شکل زیر است:

به همین دلیل، تعیین Risk Owner حلقه‌ای است که تحلیل ریسک را به اقدام واقعی متصل می‌کند.

چگونه برای هر ریسک مالک مناسب انتخاب کنیم؟

انتخاب مالک ریسک باید بر اساس ارتباط فرد با موضوع و میزان اختیار او انجام شود. فردی که به‌عنوان Risk Owner انتخاب می‌شود باید: اطلاعات کافی درباره ریسک داشته باشد، امکان پیگیری اقدامات را داشته باشد، با افراد مرتبط ارتباط داشته باشد و در صورت نیاز بتواند تصمیم‌گیری کند.

مثال واقعی: مالک ریسک در گودبرداری

فرض کنید یک پروژه در یک منطقه شهری متراکم قرار دارد. قبل از شروع گودبرداری مشخص می‌شود ساختمان مجاور قدیمی است و حساسیت بالایی دارد. این موضوع یک ریسک مهم است.

اشتباهات رایج در تعیین Risk Owner

Risk Owner چگونه در جلسات پروژه استفاده می‌شود؟

یک Risk Register زمانی ارزشمند است که در جلسات پروژه مورد استفاده قرار گیرد. برای مثال:

در جلسه بعدی، مسئول ریسک باید گزارش دهد: چه اقدامی انجام شده؟ وضعیت تغییر کرده یا نه؟ آیا نیاز به تصمیم جدید وجود دارد؟ این روند باعث می‌شود ریسک‌ها در طول پروژه زنده بمانند.

ارتباط Risk Owner با موفقیت پروژه

پروژه‌های ساختمانی معمولاً با کمبود اطلاعات مواجه نیستند؛ اغلب مشکل اصلی این است که اطلاعات به اقدام تبدیل نمی‌شود.

Risk Owner کمک می‌کند بین این دو مرحله ارتباط ایجاد شود: دانستن یک ریسک و مدیریت واقعی آن ریسک.

جمع‌بندی

Risk Owner پروژه ساختمانی یکی از عناصر مهم مدیریت حرفه‌ای ریسک است. ثبت ریسک، اولویت‌بندی و انتخاب پاسخ مناسب بدون تعیین مسئول مشخص، معمولاً نتیجه کامل نمی‌دهد.

هر ریسک باید فردی داشته باشد که وضعیت آن را دنبال کند، اقدامات لازم را هماهنگ کند، تغییرات آن را گزارش دهد و در زمان مناسب تصمیم‌گیری را پیگیری کند.

مالک ریسک کسی نیست که باعث ایجاد مشکل شده است؛ بلکه کسی است که مسئول است پروژه در برابر آن ریسک آماده باشد.