- دسته بندی: مدیریت پروژه ساختمان های متداول شهری
- از شناسایی تهدید تا کنترل مستمر ریسک
- حامد یگانه فر
- بدون دیدگاه
از شناسایی تهدید تا کنترل مستمر ریسک
فهرست مطالب
از شناسایی تهدید تا کنترل مستمر ریسک
تجربهای واقعی از عبور از بحران با مدیریت فعال ریسک در کارگاه
تصمیمگیری واقعی در اوج بحران و نااطمینانی
وقتی سناریوی «توافق نشدن» در جنگ ۴۰ روزه جدی شد، ما در جلسهٔ پروژه سؤالی پرسیدیم که در هیچ فرم استانداردی نبود: اگر زیرساختها آسیب ببینند و تابستان هم برسد، کارخانههای سیمان و فولاد میتوانند تولید را نگه دارند؟
جوابش «شاید نه» بود. همان روز ریسک را ثبت کردیم و سیمان و فولاد را پیشخرید کردیم. کنار آن، ریسک افزایش دلار و اثرش بر قیمت کالاها هم در سند ثبت ریسک نوشته شد، با راهحل و مسئول پیگیری مشخص. این ماجرا دو باور رایج را برای من شکست.
باور اول: «ثبت ریسک در Risk Register کافی است»
نه، کافی نیست.
Risk Register یک جای نوشتن است، نه یک سپر. فایل ریسک را نمیبیند، فایل پیشخرید نمیکند، فایل به تأمینکننده زنگ نمیزند. من پروژههایی دیدهام که ریسکهایشان تمیز و مرتب ثبت شده بود و وقتی ریسک اتفاق افتاد، هیچ اتفاقی در سطح تصمیم نیفتاد. فرم پر بود، ولی کسی مسئول نبود.
در مورد دلار و مصالح، ثبت فقط نصف کار بود. نصف دیگر این بود که برای ریسک راهحل نوشتیم و یک نفر مشخص را مسئول پیگیری کردیم. اگر این دو نبود، فقط یک خط زیبا در یک جدول داشتیم.
یک ریسک ثبتشده وقتی مدیریت شده حساب میشود که سه چیز کنارش باشد:
- اقدام مشخص: مثل پیشخرید، تأمینکنندهٔ جایگزین یا اصلاح قرارداد.
- مسئول با اسم و نقش: نه عبارات مبهمی مثل «تیم اجرا» یا «پیگیری شود».
- زمان بازبینی: تا ریسک بعد از ثبت در پوشه بایگانی رها نشود.
باور دوم: «ریسک را در شروع پروژه شناسایی میکنیم»
این هم اشتباه است.
ریسک جنگ، افزایش دلار و کمبود تولید کارخانهها در تابستان را کسی در جلسهٔ شروع پروژه ثبت نمیکند. اینها در میانهٔ راه پیدا شدند، چون بیرون از پروژه شرایط عوض شد. اگر شناسایی ریسک را یک مرحلهٔ ابتدایی میدانستیم که با امضای منشور تمام میشود، هیچوقت سراغ این سؤالها نمیرفتیم.
پروژهٔ ساختمانی شهری در محیطی زندگی میکند که هر ماه عوض میشود: قیمت ارز، بازار مصالح، بخشنامهها، فصل و وضعیت سیاسی. پس شناسایی ریسک یک جلسه نیست، یک عادت است. من هر بار که شرایط بیرونی تکان میخورد، این سه سؤال را از تیم میپرسم:
۳ سؤال طلایی هنگام تغییر شرایط محیطی:
- چه چیزی در محیط پروژه عوض شده است؟
- این تغییر کدام بخش پروژه را تهدید میکند: تأمین، هزینه، زمان یا کیفیت؟
- اگر تا یک ماه دیگر هیچ اقدامی نکنیم، چقدر گرانتر تمام میشود؟
سؤال سوم کمک میکند بین «نگرانی» و «تصمیم» فرق بگذاریم. پیشخرید سیمان و فولاد جواب سؤال سوم بود: صبر کردن ارزانتر تمام نمیشد.
چطور این را در پروژهٔ خودتان پیاده کنید؟
برای اینکه سیستم مدیریت ریسک کارگاه شما از حالت کاغذی به یک ابزار تصمیمگیری زنده تبدیل شود، ۴ گام زیر را پیادهسازی کنید:
- یک ستون «آخرین بازبینی» به Risk Register اضافه کنید: ریسکی که چند هفته دستنخورده باقی مانده، به احتمال قوی در کارگاه فراموش شده است.
- هر ریسک مهم، یک اقدام و یک مسئول داشته باشد: ریسکی که فقط «پذیرفته شده» باید دلایل منطقی، شفاف و مستند داشته باشد.
- جلسهٔ هفتگی را با ریسکهای بیرونی شروع کنید: بهجای تمرکز صِرف روی درصد پیشرفت فیزیکی گذشته، خطرات پیشرو را ارزیابی کنید.
- هنگام هر تغییر بزرگ محیطی، جلسهٔ فوقالعاده بگذارید: لازم نیست تا رسیدن موعد جلسهٔ ماهانه دسترویدست بگذارید و نظارهگر باشید.
حرف آخر
پروژهای که ریسک را فقط ثبت میکند، دفتر خاطرات دارد. پروژهای که ریسک را ثبت و اقدام میکند و مرتب بازبینی میکند، سیستم مدیریت ریسک دارد. تفاوتشان را وقتی میبینید که شرایط بیرونی بد میشود.
اگر میخواهید فرم ثبت ریسک، مسئول پیگیری و بازبینی را از صفر طراحی نکنید، در دفترچهٔ فرمهای مدیریت پروژهٔ فراسازه آکادمی این فرمها آمادهاند، و چرخهٔ کامل شناسایی تا پایش ریسک را در کتاب مدیریت پروژههای ساختمانی شهری توضیح دادهام.
برای مطالعه بیشتر
آموزش مدیریت پروژه ساختمانهای متداول شهری
اگر میخواهید اصول، متدولوژی و ابزارهای جامع مدیریت پروژه ساختمانهای متداول شهری را بهصورت کاربردی یاد بگیرید، روی لینک زیر کلیک کنید:
